見直す業務の一つかもしれない「議事録」
会議の議事録は本当に必要なのかな？
議事録が全て無駄とは思わないですが、減らすことのできる業務は何かないかと考えた
ときに思いつきました。
議事録を振り返って読む人は誰でしょう？
会議をしたという証拠にはなりますが、それにしかならない気もします。
もし重要な事柄を決定する会議であれば、会議の最初にA4用紙一枚に背景や課題、結論
をまとめたものを作って配布して、皆が一読したのちに話し合いに入るという方法も
ありなのではないかと思います。
これは「事前に資料を読んでいてください」と会議の参加者にメールを送ったとしても
見ていないということを避けるためでもあります。
現状、他の業務の合間に送られた資料に目を通すような、時間に余裕のある業務をして
いる人は少なく、資料に目を通すために自分の時間を割いている人もいます。
それなら会議の最初に少し時間をとって目を通してもらうほうが確実ではないでしょう
か。
そして議事録も、そのA4用紙の内容に対して結論を載せるのみで良いので手間が少な
くなると考えられます。
というか議事録で書いていることは、社内のどこかを探せば元となる資料は出てくるこ
とばかりなので、本当に必要なのか・・・という原点に戻るのですが(;^ω^)
見直してみる価値はあるかもしれないことの一つではないでしょうか？
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